شیوه‌نامه

شیوه نامه ارتقای کمی و کیفی استفاده از پایگاه‌های منابع علمی در دانشگاه علوم پزشکی کرمانشاه

استفاده از پایگاه های داده ای که توسط کنسرسیوم مرکز توسعه و هماهنگی اطلاعات علمی فراهم شده است منجر به ارتقای کیفیت آموزش و تحقیقات خواهد شد. لذا مدیریت اطلاع رسانی پزشکی و منابع علمی دانشگاه علوم پزشکی کرمانشاه در راستای اهداف و ماموریت­های خود به منظور ارتقاء کیفیت آموزش و تحقیقات و نیز بهره ­وری کتابخانه­های دانشگاه و آموزش کاربران اعم از اعضای هیات علمی، دانشجویان، دستیاران و پژوهشگران در استفاده از منابع اطلاعاتی، شیوه ­نامه ارتقای کمی و کیفی استفاده از پایگاه های منابع علمی را ابلاغ می نماید.

تعاریف

کمیته علمی کارگاه­‌های آموزشی درسطح حوزه معاونت تحقیقات

کمیته علمی کارگاه های آموزشی معاونت تحقیقات، متشکل از مدیر اطلاع‌رسانی پزشکی، مسئول کمیته علمی کارگاه‌ها، اعضای هیات علمی و کارشناسان معاونت تحقیقات و فناوری است که با ابلاغ معاون تحقیقات و فناوری به مدت دو سال به عضویت کمیته علمی کارگاه‌های آموزشی منصوب می شوند.

 

کمیته علمی کارگاه های آموزشی در سطح حوزه مدیریت اطلاع رسانی

این کمیته نقش علمی و نیز اجرایی بخشی از کارگاه های معاونت تحقیقات و فناوری در حوزه مدیریت اطلاع‌رسانی را به عهده دارد و متشکل است از مدیر اطلاع­رسانی پزشکی، اعضای هیات علمی، رئیس کتابخانه مرکزی، کارشناس مسئول آموزش کتابخانه مرکزی و کتابداران مراکز تابعه که با ابلاغ مدیر اطلاع­‌رسانی پزشکی به مدت 2 سال منصوب می­گردند. با ابلاغ معاون تحقیقات و فناوری نماینده/ نمایندگان این کمیته در کمیته علمی کارگاه‌های آموزشی معاونت تحقیقات عضویت خواهند داشت. ابلاغ مدیر اطلاع رسانی پزشکی توسط معاون تحقیقات و فناوری صادر خواهد شد.

 

برنامه ارتقای کمی و کیفی استفاده از منابع الکترونیک

ماده 1:  برنامه ارتقای کمی و کیفی استفاده از پایگاه‌های الکترونیک در سه برنامه عمده ذیل اجرا می گردد:

الف- برگزاری کارگاه‌های آموزشی استفاده از منابع الکترونیک و سامانه نوپا

ب- تهیه و انتشار محتوای چاپی و الکترونیکی آموزشی جهت استفاده از پایگاه‌های الکترونیك و سامانه نوپا

ج- اجرای برنامه کتابدار بالینی

ماده2: مدیریت اطلاع‌رسانی پزشکی و منابع علمی، موظف است در ابتدای هر سال به منظور ارتقای کمی و کیفی استفاده از پایگاه های الکترونیک جزییات هر سه برنامه را در قالب برنامه علمیاتی معاونت تحقیقات و فناوری ارائه و در طول سال اجرا نماید.

تبصره 1-2 کمیته علمی کارگاه‌های آموزشی در حوزه مدیریت اطلاع‌رسانی پزشکی موظف است هر سال اقدام به شناسایی اعضای هیات علمی جوان و آشنا به استفاده از پایگاه‌های الکترونیک در هر دانشکده و مراکز آموزشی درمانی نموده و بانک اطلاعاتی این اعضاء را نگه‌داری و از حضور این اساتید به منظور تدریس استفاده نماید.

ماده 3: کتابخانه مرکزی دانشگاه موظف به اجرا و نظارت بر برنامه ارتقای کمی و کیفی استفاده از پایگاه‌های الکترونیک
می‌باشد.

تبصره 1-3 تمام آموزش‌های ارائه شده باید شامل پایگاه‌های خریداری شده توسط مرکز توسعه و هماهنگی اطلاعات و انتشارات علمی وزارت بهداشت و متناسب با گروه هدف باشد.

تبصره 2-3 برنامه کتابدار بالینی در یک شیوه نامه جداگانه توسط کتابخانه مرکزی ارائه خواهد شد.

الف- کارگاه­‌های آموزشی استفاده از منابع الکترونیک و سامانه نوپا

ماده 4: کارگاه‌های علمی جستجوی منابع الکترونیک و سامانه‌های نوپا در دو سطح الف- معاونت تحقیقات با محوریت کتابخانه مرکزی دانشگاه و ب- مراکز آموزشی درمانی و دانشکده‌ها با محوریت کتابخانه‌های مراکز تابعه برگزار می‌گردد.

ماده 5: کمیته کارگاه‌های آموزشی در حوزه معاونت تحقیقات موظف است هر ساله برحسب نیازسنجی صورت گرفته و هماهنگی با مدیراطلاع رسانی پزشکی/ ریس کتابخانه مرکزی، تعدادی از کارگاه‌های آشنایی با منابع الکترونیک و سامانه های نوپا را در برنامه اجرایی کتابخانه مرکزی بگنجاند.

تبصره 1-5: گروه هدف کارگاه‌های آموزشی آشنایی با منابع الکترونیک و سامانه‌های نوپا در سطح  معاونت تحقیقات اعضای هیات علمی، دانشجویان تحصیلات تکمیلی، دستیاران و پژوهشگران می‌باشند.

تبصره 2-5: مدرس کارگاه‌های آموزشی آشنایی با منابع الکترونیک و سامانه‌های نوپا در سطح معاونت تحقیقات اعضای هیات علمی و نیز برحسب نیاز، مدرسین و نمایندگان ناشرین معتبر می‌باشند.

ماده 6: کتابخانه مرکزی دانشگاه موظف است هر ساله بر حسب نیازسنجی انجام گرفته تعداد مورد نیاز کارگاه‌های آشنایی با منابع الکترونیک و سامانه‌های نوپا را در برنامه اجرایی کتابخانه‌های تابعه بگنجاند.

تبصره 1-6: گروه هدف کارگاه‌های آموزشی آشنایی با منابع الکترونیک و سامانه‌های نوپا در سطح  کتابخانه‌های مراکز تابعه تمام دانشجویان کارشناسی، کارشناسی ناپیوسته، دکترای حرفه‌ای، دانشجویان تحصیلات تکمیلی، دکترای تخصصی، دستیاران و پژوهشگران می باشند.

تبصره 2-6: مدرس کارگاه های آموزشی آشنایی با منابع الکترونیک و سامانه‌های نوپا در کتابخانه‌های دانشکده‌ها و مراکز آموزشی درمانی، کتابداران، اعضای هیات علمی علاقه مند همان مراکز خواهند بود.

تبصره 3-6: کتابداران مراکز تابعه می توانند بنا به نیاز از کارشناسان حوزه معاونت تحقیقات و نیز اعضای هیات علمی برای اجرای کارگاه‌ها بهره ببرند.

ماده 7:  کتابداران دانشکده‌ها موظفند قبل از آغاز هر نیمسال تحصیلی، برنامه زمانی کلاس‌های آموزشی را از کارشناسان آموزش دانشکده تحویل گرفته و جدول زمانی اجرای کارگاه‌ها را طبق آن (به صورتی که زمان برگزاری کارگاه کمترین تداخل را با کلاس‌های آموزشی داشته باشد ) به صورت هر دو هفته یکبار به مدت دو ساعت و ترجیحاً به شکل چرخشی در روزهای هفته به کتابخانه مرکزی ارسال و مطابق آن کارگاه‌های پیش بینی شده را اجرا نمایند.

ماده 8: کتابداران مراکز آموزشی درمانی موظفند با هماهنگی مدیرآموزشی بیمارستان و اخذ برنامه های آموزشی گروه‌های بالینی، برنامه زمانی کارگاه‌های آشنایی با منابع الکترونیک را به صورت ماهیانه اجرا نمایند. نحوه اجرای کارگاه‌ها به صورت هر دو هفته یکبار به مدت دو ساعت و ترجیحاً به شکل چرخشی در روزهای هفته بوده و پیش از اجرای به کتابخانه مرکزی ارسال و مطابق آن کارگاه‌های پیش بینی شده را اجرا نمایند.

ماده 9: کتابداران دانشکده‌ها و مراکز آموزشی درمانی موظفند در انتهای هر ماه گزارشی از کارگاه‌های برگزار شده به تفکیک محتوای کارگاه، زمان برگزاری، نام مدرس و تعداد شرکت کنندگان به شامل مراحل ذیل به کتابخانه مرکزی ارسال نمایند.

۱)    فراخوان برگزاری کارگاه به شکل برنامه نیمسال تحصیلی در دانشکده‌ها و ماهیانه در مراکز آموزشی درمانی و اطلاعیه برگزاری آن از یک هفته قبل به کاربران و هماهنگی با واحد آموزش کتابخانه مرکزی

۲)  ارسال مستندات برگزاری کارگاه شامل الف: فهرست اسامی شرکت­کنندگان همراه با اطلاعات کد ملی، شماره دانشجویی، شماره تلفن همراه، رشته و مقطع تحصیلی و دانشکده یا مرکز آموزشی درمانی که به امضای ایشان رسیده باشد. ب: فرم­های نظر­سنجی همراه با گزارش تجزیه و تحلیل به کتابخانه مرکزی

ماده 10: کمیته کارگاه های معاونت تحقیقات موظف است، در موارد خارج از جدول نیاز سنجی سالانه مانند مصوبات مربوط به کلان منطقه، نیازهای جاری و درخواست مخاطبین، کارگاه هایی را در کمیته علمی مصوب نموده و با رعایت مفاد این شیوه نامه اجرا نماید.

ماده 11: کتابخانه مرکزی دانشگاه ملزم است سالیانه نسبت به توانمندسازی اعضای هیات علمی مدرس، و کتابداران مراکز تابعه در زمینه آشنایی با پایگاه های الکترونیکی جدید اقدام نمایند. 

ضوابط اجرایی کارگاه

ماده 12: مسئولیت حسن نظارت بر برگزاری کارگاه، برعهده واحد آموزش کتابخانه مرکزی است.

ماده 13: نظارت بر گواهی صادر شده برعهده واحد آموزش کتابخانه مرکزی است.

ماده 14: گواهی هر کارگاه درسطح معاونت تحقیقات و فناوری با دو امضاء مدیر اطلاع­رسانی پزشکی، و معاون تحقیقات و فناوری دانشگاه و گواهی کارگاه درسطح دانشکده ها و مراکز آموزشی درمانی با امضای مدیر اطلاع­رسانی پزشکی صادر می­گردد.

ماده 15: صدور گواهی شرکت در کارگاه ها به عهده  واحد آموزش مدیریت اطلاع رسانی پزشکی است.

کارگاه­های اجباری

ماده 16: اعضاء هیات علمی در دوره ارتقاء از استادیاری به دانشیاری ملزم به ارائه گواهی شرکت در هردو کارگاه آشنایی با منابع الکترونیکی و سامانه نوپا می­باشند.

ماده 17: ارائه گواهی شرکت در 6 ساعت کارگاه جستجوی منابع الکترونیکی برای دفاع پروپوزال دانشجویان تحصیلات تکمیلی (کارشناسی­ ارشد، دکترا، دستیار تخصصی، دستیار فوق تخصصی) و دانشجویان دکترای حرفه­ای رشته­ های پزشکی، داروسازی و دندانپزشکی الزامی است.

ماده 18: ارائه گواهی شرکت در4 ساعت کارگاه جستجوی منابع الکترونیک برای فارغ التحصیلی دانشجویان مقاطع کارشناسی و کارشناسی ناپیوسته اجباری است.

ب- تهیه و انتشار محتوای آموزشی جهت استفاده از پایگاه های الکترونیک و سامانه نوپا

ماده 19: کتابخانه مرکزی ملزم است به طور ماهیانه نسبت به تکمیل و به روز رسانی مطالب آموزشی موجود در زمینه چگونگی استفاده از منابع الکترونیک، و علم سنجی و امکانات سامانه های جدید مانند نوپا در پورتال معاونت تحقیقات و فناوری و مدیریت اطلاع رسانی پزشکی اقدام نماید. 

ماده20: کتابخانه مرکزی موظف است نسبت به تدوین و تهیه راهنماهای آموزشی غیرحضوری به منظور بارگذاری مطالب در پورتال معاونت تحقیقات و فناوری و مدیریت های تابعه اقدامات لازم را انجام دهد.

ماده21: مدیریت آمار و فناوری اطلاعات ملزم است امکان اتصال تمام سیستم عامل های متداول و موجود مانند ios، اندروید، Mac، ویندوز و ... را به vpn دانشگاه فراهم نماید.

ماده 22: مدیریت آمار و فناوری اطلاعات ملزم است راهنماهایی را در قالب فایل ها و فیلم های آموزشی مربوط به نحوه اتصال به vpn دانشگاه را به سیستم عامل های مذکور در داخل و خارج از شبکه دانشگاه در اختیار مدیریت اطلاع رسانی پزشکی قرار دهد.

ماده 23: کارشناس IT کتابخانه مرکزی مسئول هماهنگی و بارگذاری مطالب و محتواهای آموزشی در قالب مولتی مدیا و فایل های powerpoint و در پورتال کتابخانه مرکزی و درصورت لزوم سایت معاونت تحقیقات و دانشگاه خواهد بود.

ماده 24: دانشکده ها و مراکز آموزشی درمانی ملزمند اطلاعات و امکانات لازم برای انتشار، اطلاع رسانی و استفاده از راهنماهای موجود را در اختیار اعضای هیات علمی، دانشجویان و پژوهشگران به طرق مختلف  قرار دهند.

این شیوه نامه در 24 ماده و 8 تبصره در تاریخ 97/2/19در شورای پژوهشی مصوب و در تاریخ 97/3/23در شورای آموزشی دانشگاه مصوب و 97/7/9در شورای دانشگاه مصوب و پس از تصویب در شورای دانشگاه لازم الاجرا خواهد بود.

آیین‌نامه

آئین نامه استفاده از کتابخانه و امانت کتاب

کتابخانه مرکزی و دیگر کتابخانه‌های دانشگاه با توجه به مقررات و ضوابط زیر نسبت به خدمات کتابخانه اقدام می‌نمایند.
کلیه کارکنان اداری، آموزشی و فنی و دانشجویان دانشگاه علوم پزشکی می‌توانند طی فرم رسمی کتابخانه از طرف واحد مسئول مربوطه در دانشگاه جهت عضویت در هر یک از کتابخانه‌ها (دانشجویان را اداره آموزش و کارکنان و هیئت علمی را کارگزینی) معرفی شوند.
ساعت کار هر کتابخانه بنا بر نیاز و امکانات و پس از تأیید معاونت تحقیقات و فناوری برای کتابخانه مرکزی و رئیس دانشکده یا بیمارستان برای کتابخانه آن واحد تعیین و اعلام می‌گردد.
ارائه یک قطعه عکس به کتابخانه جهت صدور کارت عضوت ضروری است.
دانشجویان برای استفاده از کتاب در کتابخانه ملزم به ارائه کارت دانشجویی خود هستند اما جهت بیرون بردن کتاب کارت عضویت کتابخانه لازم است.
معرفی کسانی که بصورت مأمور یا مدت زمان معینی در دانشکده بکار آموزشی یا اداره می‌پردازند قید مدت زمان مأموریت برای واحد معرفی کننده الزامی است.
افرادی که عضو دانشگاه نیستند تنها با معرفی کتبی رئیس دانشگاه علوم پزشکی برای کتابخانه مرکزی و رئیس دانشکده یا بیمارستان برای کتابخانه‌های وابسته می‌توانند از کتابخانه استفاده نمایند (معرف شخصاً ضامن و مسئول کتابهائی است که شخص معرفی شده به امانت می‌گیرد).
هنگامی که یکی از اعضاء کتابخانه بهر عنوان (فارغ التحصیل شدن، شروع، تعطیلات تابستانی اشتغال، مأموریت، بازنشستگی، پایان مأموریت، بورسیه) بطور موقت یا دائم رابطه‌اش با دانشگاه قطع می‌گردد، واحد معرفی کننده عضو مؤظف است قبل از انجام هر گونه اموری برگه تسویه حساب رسمی را از کتابخانه تقاضا نماید. در غیر اینصورت واحد معرفی کننده مسئول تهیه کتاب یا موادی است که عضو عودت نداده است.
پس از تسویه حساب عضو با کتابخانه کارت عضویت باطل می‌گردد.
اعضاء هیئت علمی می‌باید چند روز قبل از شروع ترم کتابهای مرجع ـ رفرنس خود را به کتابخانه اعلام نمایند تا بخش امانت کتاب نسبت به جمع‌آوری و نگهداری آنها در بخش رزرو اقدا نماید.
مجلات و روزنامه‌ها و کتابهای مرجع (دائره‌المعارف، فرهنگها، دانش بشر) تنها در سالن کتابخانه قابل استفاده هستند و به هیچ وجه امانت داده نمی‌شود.
سرپرست هر گروه آموزشی می‌تواند با موافقت معاونت تحقیقات و فناوری تعدادی کتاب محدودی را جهت یک ترم تحصیلی جهت استفاده در گروه به امانت بگیرد و در انتهای ترم مجدداً کتابها به کتابخانه عودت داده می‌شود. مسئولیت نگهداری این کتب مستقیماً بعهده سرپرست گروه است.
دانشجویان و کارکنان اداری حداکثر 3 جلد کتاب و استادان دانشگاه و کارشناسان حداکثر 5 جلد کتاب می‌توانند به امانت بگیرند.
مدت امانت کتاب 10 روز است و پس از پایان یافتن آن عضو می‌تواند به بخش امانت مراجعه و تقاضای تمدید نماید. بخش امانت در قبول یا رد تقاضای تمدید مختار است.
چنانچه امانت گیرنده کتاب تأخیر داشته باشد به ازاء هر روز تأخیر یک هفته از امانت گرفتن کتاب محروم خواهد شد. در صورت 5 بار تکرار کارت عضویت بمدت یکسال باطل خواهد شد.
کتابخانه در هر زمان می‌تواند از امانت گیرنده تقاضای استرداد را بنماید و عضو مؤظف است کتاب خواسته شده را در اسرع وقت به کتابخانه باز گرداند.
مراجعین به کتابخانه وسایل شخصی را می‌بایستی در قفسه وسایل شخصی در کتابخانه گذاشته و در این مورد هیچگونه مسئولیتی متوجه کتابداران نیست.
هر عضو که کتابی را مفقود و یا صدمه‌ای به آن وارد آورد مؤظف است که عین کتاب را فراهم نماید. پرداخت خسارت نقدی پذیرفته نمی‌شود.
سرپرست کتابخانه با موافقت معاون تحقیقات و فناوری هر ساله 15 روز کتابخانه را در هنگام تعطیلات تابستانی جهت رسیدگی و ارزیابی مجموعه کتابخانه‌ها تعطیل می‌نماید.
کارکنان کتابخانه در حفظ و نگهداری مجموعه کتابخانه لازم است کمال همکاری و مراقبت را داشته باشد.

bar

 آیین نامه وجین کتابخانه مرکزی علوم پزشکی کرمانشاه

وجین جریان معکوس گزینش مواد است و باید با همان ظرافت ها و حساسیت ها بدان نگریسته شود. در وجین به دنبال منابع زاید و بدون استفاده بوده تا از مجموعه خارج شده و فضای لازم برای رشد مجموعه فراهم گردد. با توجه به اهمیت موضوع، لازم است معیارهای علمی برای این کار در نظر گرفته شود.

تعریف وجین:
وجین فرایندی است که از طریق آن کتاب های زاید و یا بی استفاده و یا لوح های فشرده غیر قابل استقاده از مجموعه خارج و به انبار منتقل می گردد. به این وسیله از انباشته شدن منابع زاید و بی استفاده جلوگیری نموده، فضای لازم برای منابع جدید و رشد مجموعه فراهم می گردد.

bar

معیارها و ضوابط وجین کتابها:

1.وضع ظاهری: کتاب های مندرس را می توان از مجموعه خارج کرد. اما در صورتی که از کتاب های پر مراجعه باشند باید با نسخه های جدید جایگزین شوند.
2.  نسخه تکراری: این مورد مربوط به کتابهایی است که بنا به شرایط و موقعیت زمانی از عناوین پر مراجعه بوده، اما در شرایط فعلی اهمیت موضوعی خود را از دست داده‌اند و یک یا دو نسخه از آن کفایت میکند.
3. ویرایش های کهنه تر و منسوخ: این معیار بیشتر در خصوص کتابهای علمی صدق می کند که ویرایش قدیمی با ورود ویرایش جدیدتر منسوخ می گردد.
4. محتوای قدیمی و کم ارزش: بعضی از کتابهای علمی (همچون کتب کامپیوتری) به مرور زمان ارزش خود را از دست می دهند و پس از مدتی منسوخ می گردند.
5.  میزان استفاده: با بررسی تعداد دفعات استفاده یا به امانت رفتن یک کتاب می‌توان دریافت که چه کتابهایی بسیار کم استفاده و یا بی‌استفاده‌اند (قابل ذکر است که این کتب نیز به علت اشغال فضای کتابخانه وجین می‌گردند، کتب ارزشمند از معیار فوق خارج است(.

bar

معیارها و ضوابط وجین لوح های فشرده:

1- لوح های فشرده مخدوش : لوحهای فشرده مخدوش را که در حین اجرا دچار مشکل می شونــــد را می¬توان پس از بازدید و اطمینان از نقص ، از مجموعه خارج نمود و به جای آن نسخه جدید تهیه نمود.
2- ویرایش های کهنه و منسوخ : در برخی لوح های فشرده علمی و آموزشی ممکن است مطالب کهنه شده باشد و اعتبار و مقبولیت خود را از دست داده باشد، که در این موارد لوح های فشرده مرتبط با آن از مجموعه خارج می گردد.
3- نسخ های تکراری : در صورت وجود نسخه های زیاد از یک عنوان لوح فشرده می توان آنها را وجین نمود.
4- میزان استفاده : چنانچه میزان استفاده و امانت لوح های فشرده ای بسیار کم و یا بی استفــــاده باشد می توان آنها را وجین نمود.
5- ویروسی بودن: در صورتی که برخی از لوح های فشرده ویروسی باشند و سبب آسیب رسیدن به رایانه¬های کاربران گردند،‌ می توان آنها را از مجموعه خارج نمود.

نیروی انسانی:
بدیهی است که کتابداران هر بخش بهترین افراد جهت انجام وجین می‌باشند زیرا اولا بهتر از سایرین با مجموعه خود آشنا هستند ثانیاً بهتر از دیگران از نیازهای مراجعه‌کنندگان خود آگاه می‌باشند.
کمیته وجین کتابخانه مرکزی و مرکز اسناد به صورت ذیل قابلیت عملکرد دارد:
کمیته وجین کتابخانه مرکزی و مرکز اسناد:
ریاست کتابخانه مرکزی و مرکز اسناد، یک نفر از بخش امانت کتابخانه و متصدی بخش سفارشات کتابخانه